GTD - Zpracování emailů v naší firmě

Stanislav Marszalek  26 March 2012 08:52:28
V mnoha společnostech je email základním pracovním nástrojem, ze kterého člověku vznikají úkoly pro celý pracovní den. Emailů chodí velké množství a je dost problém udržet si v nich pořádek, na nic nezapomenout, nenechat důležitý email zapadnout. Implementací Lotus Notes v různých firmách jsme viděli různé způsoby zpracování pošty. Někdo emaily zařazoval do složek dle firem, jiný do složek dle projektů, někdo je označoval příznakem, přesouval do úkolovníku či nastavil na nich datum pro upozornění. Možností je celá řada a každému vyhovuje něco jiného nebo to na co si zvykl.
My jsem před několika léty zkusili zavést nový systém, inspirovaný teorii GTD (Getting Things Done) a zatím se nám velmi osvědčil, proto se chci v několika řádcích o něm s vámi podělit.
Podstatou myšlenky bylo, aby to bylo jednoduché a aby nebylo potřeba nic složitě programovat.

Provedli jsme základní rozdělení emailů:

Okamžitý úkol
- to je email, které mohu zpracovat hned a nezabere mi to více než 2 minuty. Ty 2 minuty jsou důležité. Neměří se to sice stopkami, ale dává to velmi jasnou dělící čáru mezi tím, co mohu udělat hned a tím, na co si musím vyhradit více času.
Akce
- email, který musím udělat co nejdříve, ale jeho plnění mi zabere nějakou dobu.
K přečtení
- email, který po mně nevyžaduje nějakou akci, ale o něčem mě informuje.
Někdy
- email, který přináší nové náměty, kterými bychom se mohli zabývat za týden, měsíc, rok
Čeká na
- tento email čeká na akci někoho dalšího, ale my na něj nesmíme zapomenout. Typicky je to například odeslaný email na někoho s žádosti o zaslání poslední ceny.

Jak se to provedlo technicky?

Velmi jednoduše. V poště jsem si vytvořili složky dle výše uvedeného členění (se zavináčem před daným slovem, aby se nám to řadilo nahoře).

Image:GTD - Zpracování emailů v naší firmě

Jak se pak s tím pracuje

Došlá pošta nebo-li Inbox je místo kam padají nové emaily nebo-li úkoly. Tato složka by měla být prázdná! Takže člověk jí jednou za čas projde a provede rozdělení emailů. Nesmysly vymaže, na  emaily, které nezaberou více než 2 minuty, odpoví nebo jinak vyřídí, další emaily přesune do @Akce, @Někdy, @Přečíst. Je tam i složka @Zpracováno, kam dáváme emaily, které jsou již vyřízené a které se tam přesouvají z Došlé pošty nebo kterékoliv jiné, výše zmíněné složky. Řadit emaily do složek lze nejen přesunutím myši, ale i třeba při odeslání pomoci tlačítka Odeslat a zařadit. Ale to jistě víte. Úkoly, které vznikají mimo poštu si lze jednodouše zapsát jako poslání emailu sama sobě. Pak už jenom stačí procházet tyto složky v pravidelných intervalech a nemělo by nám nic podstatného uniknout.
Prvotní rozdělení velkého inboxu také nakonec nebylo tak složité. Stačilo projít došlou poštu, důležité emaily přesunout do složek a vše ostatní co tam zbylo, přesunout hromadně do složky @Zpracováno. Tím se celý Inbox vyprázdnil, což byl velmi příjemný pocit ;-)
Tento systém sice nepostihuje úplně všechno co by měl GTD systém splňovat, ale pro většinu úkonů postačuje.
Comments
no comments availabe. Be the first!
TOPlist