Document Management
Jana Markova 3 December 2008 11:25:15
Necháváte si schvalovat novou směrnici a nevíte, kdo ji ještě nepřipomínkoval? Připomínky Vám přišly mailem a teď je musíte pracně vyhledat a zakomponovat? Proč tuto směrnici ředitel předtím neschválil? Kdo byl obeznámen s již schváleným příkazem? Kde vlastně najdu staré znění tohoto nařízení?Tyto otázky si už nemusíte klást, pokud využijete:
ŘÍZENOU DOKUMENTACI V LOTUS NOTES
Vše na jednom místě, přehledně, se všemi připomínkami, vyjádřením schvalovatelů, historií dokumentu, seznamem akceptací a autorizovaných tisků. Toto vše ve spolupráci s organizační strukturou, kde jsou místo jmen používany funkce.
CO NABÍZÍ?
Nastavení
V systému si můžete pro snažší práci nastavit skupiny připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam. Tyto skupiny obsahují kvůli flexibilitě čísla funkcí z organizační struktury, ne konkrétní jména. Následně se tyto skupiny přiřadí k jednotlivým typům dokumentů, které budou v aplikaci kolovat. Opět si můžete zvolit typy, jaké potřebujete, např. směrnice, příkazy, nařízení, smlouvy atd.
Základní vlastnosti:
- Nastavení seznamu připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam
- Vytvoření seznamu druhů dokumentů
- Přednastavení ze skupin na jednotlivé druhy dokumentů
Koloběh
Při tvorbě nového dokumentu se uživateli po zadání např. směrnice, objeví již vyplněný seznam připomínkujících, schvalovatelů a distribuční seznam. Toto nastavení lze ovšem doplnit či jinak upravit. V následném procesu připomínkování, jsou připomínky přehledně připojeny k hlavnímu dokumentu. Všechny jsou opatřeny elektronickým podpisem, stejně tak i pozdější schválení. Veškeré akce s dokumentem jsou zaznamenány do jeho historie. Elektronicky jsou provedeny i akceptace dokumentů.
V každém stádiu dokumentu jsou střežena přístupová práva a dokonce i pro tisk je nutné mít oprávnění, přičemž každý výtisk je zaznamenán do historie.
Základní vlastnosti:
- Každé vyjádřeni je opatřeno elektronickým podpisem
- Změna stavu dokumentu je doprovázená e-mailem na zainteresované osoby
- Každý dokument obsahuje záznam o jeho historii
- Přístupová práva jsou uplatněna i na tisk dokumentů
- Je možné nastavit propojení mezi souvisejícími směrnicemi, nařízeními atd.
- Comments [0]