Document Management

Jana Markova  3 December 2008 11:25:15
Necháváte si schvalovat novou směrnici a nevíte, kdo ji ještě nepřipomínkoval? Připomínky Vám přišly mailem a teď je musíte pracně vyhledat a zakomponovat? Proč tuto směrnici ředitel předtím neschválil? Kdo byl obeznámen s již schváleným příkazem? Kde vlastně najdu staré znění tohoto nařízení?

Tyto otázky si už nemusíte klást, pokud využijete:

ŘÍZENOU DOKUMENTACI V LOTUS NOTES

Vše na jednom místě, přehledně, se všemi připomínkami, vyjádřením schvalovatelů, historií dokumentu, seznamem akceptací a autorizovaných tisků. Toto vše ve spolupráci s organizační strukturou, kde jsou místo jmen používany funkce.

CO NABÍZÍ?

Nastavení

V systému si můžete pro snažší práci nastavit skupiny připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam. Tyto skupiny obsahují kvůli flexibilitě čísla funkcí z organizační struktury, ne konkrétní jména. Následně se tyto skupiny přiřadí k jednotlivým typům dokumentů, které budou v aplikaci kolovat. Opět si můžete zvolit typy, jaké potřebujete, např. směrnice, příkazy, nařízení, smlouvy atd.

Základní vlastnosti:
  • Nastavení seznamu připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam
  • Vytvoření seznamu druhů dokumentů
  • Přednastavení ze skupin na jednotlivé druhy dokumentů

Koloběh

Při tvorbě nového dokumentu se uživateli po zadání např. směrnice, objeví již vyplněný seznam připomínkujících, schvalovatelů a distribuční seznam. Toto nastavení lze ovšem doplnit či jinak upravit. V následném procesu připomínkování, jsou připomínky  přehledně připojeny k hlavnímu dokumentu. Všechny jsou opatřeny elektronickým podpisem, stejně tak i pozdější schválení. Veškeré akce s dokumentem jsou zaznamenány do jeho historie. Elektronicky jsou provedeny i akceptace dokumentů.

Image:Document Management

V každém stádiu dokumentu jsou střežena přístupová práva a dokonce i pro tisk je nutné mít oprávnění, přičemž každý výtisk je zaznamenán do historie.

Základní vlastnosti:
  • Každé vyjádřeni je opatřeno elektronickým podpisem
  • Změna stavu dokumentu je doprovázená e-mailem na zainteresované osoby
  • Každý dokument obsahuje záznam o jeho historii
  • Přístupová práva jsou uplatněna i na tisk dokumentů
  • Je možné nastavit propojení mezi souvisejícími směrnicemi, nařízeními atd.  

Comments
no comments availabe. Be the first!

Diskuse byla uzavřena.
TOPlist