Digitální archív

Jana Markova  29 December 2008 09:41:16

Společně s firmou COMA Zálohovací systémy a.s. jsme připravili řešení digitálního archívu, jehož softwarovou část zabezpečují Lotus Notes.

Co tento projekt řeší?
  • převod papírových dokumentů do digitální podoby
  • schvalovací cyklus dokumentů
  • ukládání dokumentů na vybraná média
  • řízení přístupových práv
  • archivace dokumentů    

Veškeré ovládání aplikace je provedeno přes Internetový prohlížeč, čímž je zajištěna nezávislost na operačním systému klienta. Aplikace slouží k začlenování a archivování  různých typů dokumentů na zálohovací média, přičemž samotné soubory nemusí být uloženy v Lotus Notes databázi, ale na libovolných mediích.

Hlavní vlastnosti
  • přístup, ovládaní a vyhledávaní přes WEB prohlížeč i Lotus notes klienta
  • dokumenty mohou být uloženy v Lotus notes databázi ale i mimo ní
  • nastavení přístupových práv k dokumentům
  • může být vložen jako modul do Firemního Intranetu

a navíc:
návrh kompletního řešení archivace a zálohování dokumentů, včetně hardwarového a softwarového vybavení.

Řešení bylo vystaveno na Invexu na stánku OCÉ, kde si návštěvníci mohli naskenovat svůj výkres a pomoci naší aplikace popsat jeho hlavičku, nastavit přístupová práva a uložit na vybrané médium. Výkresy potom bylo možno velmi jednoduše vyhledat, jak je to v Lotus Notes obvyklé. To vše přes WEB prohlížeč. Pokud budete mít zájem o bližší informace, ihned nás kontaktujte. Řešení si můžete vyzkoušet zde!

Zde uvádíme opis článku společnosti COMA Zálohovácí sytémy, který by bylo možno nazvat:

Úvod do digitálních archívů
 
Digitalizace společnosti
Kopírovací stroj konce století = digitální kopírka, scanner, ploter, síťová tiskárna. To vše s možností datového výstupu.
Fenomén digitalizace, tak široce prezentovaný zejména v telekomunikacích, kdy od prvního spuštění GSM telefonu u nás nezaznamenala snad žádná jiná technologie tak rychlé uplatnění na trhu, se neodvratně promítá téměř do všech dění ve společnosti.
Obdobně tomu je i v kopírovací technice. Dnes je každá třetí nově vyrobená kancelářská kopírka digitální. Logická otázka, která se v této souvislosti evokuje zní: “Když už tedy jsou veškeré originály převedeny na digitální obraz, proč tento obraz neponechat v této podobě i pro pozdější zpracování?“.
Digitální archív

V návaznosti zejména na velkoformátové stroje Océ řady 9000 se podařilo za poslední rok zrealizovat několik zajímavých společných řešení Archivu technické dokumentace na plně digitální bázi. Společnost COMA ZÁLOHOVACÍ SYSTÉMY a.s. ve spolupráci s některými dalšími partnery přišla s ucelenou nabídkou takového řešení. Po vyhodnocení poznatků z první reference bylo ve spolupráci s Océ Česká republika zprovozněna celá řada instalací. Jen namátkou lze jmenovat CETOS Praha, NH Ostrava a ŽDB Bohumín. Tak, jak se rozvíjela spolupráce obou firem, byla otevřena myšlenka rozšíření této oboustranně výhodné spolupráce nejen na platformu velkoformátových strojů, ale rovněž i na menší modely digitálních kopírek řady 3100. Cílem bylo vytvořit typové řešení s maximální modulovou koncepcí pro položení "základu digitálního archívu".

Krok za krokem
Přihlédneme-li k tradiční lidské vlastnosti – obavě ze všeho nového, dosud nevyzkoušeného - a vezmeme v úvahu častý argument, kde na to vzít finance, rozhodli jsme se ve spolupráci Océ Česká republika a COMA ZÁLOHOVACÍ SYSTÉMY nabídnout následující řešení. Nazvali jsme je “základ digitálního archívu”. V čem spočívá?
V návaznosti na tři typové řady Océ strojů, velkoformátového inženýrského stroje OCÉ 9400, stávajícího kancelářského stroje OCÉ 3165 a horké novinky v oblasti  kancelářké maloformátové techniky OCÉ 3121, jsme připravili modulární sestavy technického vybavení nutného k položení základu digitálního archívu. Jejich cena dosahuje cca. 20–30% pořizovacích nákladů těchto Océ strojů. Toto technické řešení, stávající se malého řídícího počítače (který lze využít i pro spoustu běžných dalších činností), magneto-optické záznamové jednotky a softwarového vybavení je koncipováno tak, aby bylo schopno pojmout cca. 1-3 měsíční kapacitu produkce daných strojů Océ, tedy jedno médium je zaplněno za tuto dobu a poté je nutno jej nahradit novým. Softwarové vybavení se stará o řádnou evidenci všech uložených dat, obdobně jako v klasickém archívu systém karet – evidence uložených výkresů (co – kde)? . Zákazník tím dostává za relativně malou investici opravdový základ digitálního celopodnikového archívu dokumentace. Jak již bylo řečeno, řešení je plně modulární, tedy přesně ve smyslu hesla „z jídlem roste chuť“ – budete-li si přát vyšší komfort obsluhy, postačí dokoupit magneto-optický jukebox. Ano, vypadá podobně jako ten na gramodesky vbaru, jen robot vyměňuje magneto-optická média. Poněvadž jde o zařízení připojitelné k běžné počítačové síti, dostáváte tím možnost veškeré výkresy okamžitě zpřístupnit celému podniku (pokud mu to samozřejmě opět softwarem dovolíte, neboť ne všichni mohou vidět všechno). Tento systém lze dále doplňovat i o další typy médií, jako jsou datové pásky, CD ROM média a podobně. To bychom se však dostávali k otázce, kde končí archív a kde začíná celopodnikový informační systém s kompletním počítačovým vybavením. Odpověď je zřejmá, s nástupem digitalizace se právě tyto dříve zcela přesně definované hranice pomalu a jistě stírají, což jedněm přináší obavy a druhým další uspokojení.
Abychom tyto obavy pomohli rozehnat, musíme říci, že jsou tady firmy jako Océ a COMA ZÁLOHOVACÍ SYSTÉMY. Cílem tohoto krátkého povídání nebylo nic víc a nic míň, než seznámit Vás se zajímavými možnostmi digitálních technologií a vzbudit zájem.

Comments
no comments availabe. Be the first!

Diskuse byla uzavřena.
TOPlist