Nová spisová služba pro Povodí Odry v Lotus Notes

Stanislav Marszalek  12 March 2012 15:10:30
V průběhu minulého roku jsem jsem sspolečně s pracovníky Povodí Odry zaváděli novou spisovou službu do jejich podniku. Zde přinášíme několik poznatků z této akce.
Tady se můžete podívat na Spisovku, která sloužila jako základ pro pozdější spisovkou služby v Povodí Odry.

Nové požadavky na vylepšení aplikace

Povodí Odry používalo již 10 let starou spisovou službu, která přestala vyhovovat novým požadavkům na aplikaci tohoto typu ve vazbě na zákon o spisové službě.
Nové funkce, které se od aplikace očekávaly
:
1.        Evidence celých dokumentů včetně příloh. Doposud se evidovaly pouze hlavičky pošty.
2.        Jednoduchý a automatizovaný převod papírové pošty do elektronické podoby.
3.        Zařazování elektronické pošty do spisové služby.
4.        Propojení spisové služby s datovými schránkami - příjem i odeslání.
5.        Možnost provozu více podatelen v různých lokalitách.
6.        Vedení evidence zápůjček dokumentů, připomínkovací proces, na vědomí.
7.        Možnost práce se spisovou službou přes webový prohlížeč.

Jak byly tyto požadavky vyřešeny?

Vše do elektronické podoby

Původní spisová služba obsahovala pouze základní informace o příchozí či odeslané poště, ovšem nebylo možné vidět konkrétní dokument, který přišel či odešel. Jeho papírovou podobu bylo nutné dohledat ve složkách, což je obzvlášť problematické pro společnosti sídlící ve velkých budovách či dokonce ve více lokalitách. Proto bylo rozhodnuto, že všechny dokumenty musí být uloženy v elektronické podobě. Dokumenty v MS Wordu, Excelu, PDF jsou tedy přikládány ke košilkám spisové služby. Papírové dokumenty jsou naskenovány a elektronická pošta je automaticky zařazována do spisovky při odeslání či při příjmu. Obdobným automatem jsou do spisovky stahovány zprávy z datových schránek.

Skenování papírové pošty

Papírovou poštu bylo potřeba co nejefektivněji převést do elektronické podoby. Řešení - do spisové služby se založí  košilka  dokumentu, vytiskne se štítek s čárovým kódem, který se následně nalepí na papírový dokument. Tento dokument se vloží do skeneru, skener jej převede do elektronické podoby a zároveň jej dle čárového kódu přiřadí k připravené košilce ve spisovce, takže obsluha již nemusí s naskenovaným dokumentem pracně manipulovat. Díky technickým možnostem skenerů a použitému systému je možno takto jednoduše pracovat s dokumenty o několika stránkách či s více různými dokumenty najednou.

Propojení s elektronickou poštou

Jelikož používanou elektronickou poštou v Povodí Odry jsou Lotus Notes, nebyl problém tuto poštu modifikovat a přidat tlačítko na zařazení vybrané zprávy do spisové služby. Toto lze provést pro příchozí i pro odchozí poštu. Navíc je možné elektronickou zprávu odeslat i přímo z košilky dokumentu, přičemž tato zpráva bude zařazena jako „související“ k dotyčnému dokumentu.  

Datové zprávy ve spisovce

Se zavedením datových schránek vznikla potřeba evidovat tyto zprávy i ve spisové službě. Vytvořený systém umožnil automatické stahování datových zpráv do spisové služby, stejně jako jejich odesílaní bez nutnosti přechodu na www stránky. Vše je přístupné z jednoho prostředí spisové služby.

Více podatelen

Povodí Odry má čtyři podatelny v různých lokalitách. Každá lokalita byla vybavena skenovacím zařízením pro možnost převodu papírové korespondence do elektronické podoby. Tím se výrazně urychlila práce s dokumenty, především v případě, kdy daný dokument vyřizuje někdo z jiné lokality.  Díky tomuto systému již není nutné čekat na doručení klasickou poštou. Nemluvě ani o občasném „zatoulání se“ dokumentu v celém procesu.

Spisová služba není pouhou knihou pošty

Zapsáním příchozí pošty do spisové služby její „život“ nekončí. Pošta je přidělena konkrétní osobě, jejímž úkolem  je  jí  vyřídit.  V procesu vyřizování má řešitel
mnoho dalších možností, jak postupovat:
·        postoupit vyřízení na někoho jiného
·        odeslat dokument k připomínkování
·        odeslat někomu na vědomí
·        možnost schválení vyřízení.

Všechny tyto činnosti jsou v systému zaznamenány, ať již pouhou poznámkou v historii, nebo přiloženým dokumentem s vysvětlením. Dokument tak získává svou historii s časovými razítky. Práva k daným dokumentům jsou přidělována dle organizační struktury.

Zápůjčky dokumentů ze systému

Originály dokumentů je možné někomu zapůjčit, přičemž spisová služba umožňuje o této skutečnosti vést evidenci, včetně termínu vrácení. Jsou tedy přehledné informace o tom, kde se který dokument aktuálně nachází, kdo už měl daný dokument vrátit a ještě tak neučinil apod.

Práce přes internetový prohlížeč

Na dokumenty spisové služby lze nahlížet i přes webový prohlížeč, tedy bez nutnosti instalace aplikace spisové služby na daný počítač. Dokumenty jsou tak přístupné prakticky odkudkoliv, samozřejmě pouze pro ty, kdo k nim mají přístupová práva.

Image:Nová spisová služba pro Povodí Odry v Lotus Notes

Comments
no comments availabe. Be the first!
TOPlist